Lever uw administratie zo efficiënt mogelijk aan

Algemeen

Zorg ervoor dat alle relevante bescheiden worden meegezonden. Denk hierbij ook aan permanente gegevens zoals nieuwe contracten (huur onroerend goed of materieel, financieringsovereenkomsten etc.) of correspondentie met de belastingdienst (beschikkingen, aanslagen etc.). Voor alle documenten geldt dat wij deze het liefst geheel ontdaan van nietjes ontvangen. Om een en ander gescheiden te houden, is het aan te bevelen voor de verschillende soorten documenten een apart tabblad te maken in de aan te leveren administratie ordner. Wij merken nog wel op dat, in verband met de wettelijke bewaarplicht voor administratieve bescheiden, meer gegevens bewaard dienen te worden dan nodig is voor het efficiënt verwerken van uw administratie. Bij vragen over deze bewaarplicht kunt u contact opnemen met Van Kantoor.

Inkoop

Bij voorkeur ontvangen wij alleen originele inkoopfacturen omdat anders de kans bestaat dat een factuur dubbel wordt verwerkt.

Berg uw facturen op chronologische volgorde op. Voor uw eigen overzicht kan het handig zijn de datum van betaling op de (originele) factuur te noteren. Ten behoeve van de verwerking ontvangen wij graag alle ingekomen facturen. Denk hierbij óók aan de nog niet betaalde facturen. Eventueel kunt u, indien de factuur binnen afzienbare tijd betaald moet worden, een kopie of scan voor uzelf maken.

Verkoop

Berg uw verkoopfacturen op nummervolgorde op. Ook hierbij geldt dat het handig kan zijn om de datum van de betaling op de factuur te noteren. Indien verkoopfacturen niet per bank zijn ontvangen, verzoeken wij u dit op de betreffende factuur te noteren.

Bankafschriften

Bij de meeste banken kunt u tegenwoordig uw bankafschriften digitaal opslaan (PDF formaat heeft onze voorkeur). Het digitale afschrift kunt u vervolgens aan ons versturen.

Voor het inboeken van uw bankmutaties maken wij echter gebruik van een MT940 IBAN inleesbestand. Dit bestand kunt u downloaden bij uw bank. Graag ontvangen wij dit inleesbestand over de betreffende periode. De manier van downloaden kan per bank verschillen. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met van Kantoor.

Omdat het “gewone” bankafschrift meer informatie bevat dan het inleesbestand, verzoeken wij u wel het “gewone” bankafschrift aan ons te doen toekomen (digitaal of afgedrukt).

Eventuele pinbetalingen (bijvoorbeeld tankbonnen) dienen opgeborgen te worden achter de bankafschriften of achter een afzonderlijk tabblad (op datum volgorde) in de aangeleverde ordner.

Kas

Indien u geen kasboek heeft dienen alle kasbetalingen/ontvangsten op datumvolgorde aangeleverd te worden. Wanneer u wel een kasboek heeft dan kunt u de bonnen opbergen op nummervolgorde die corresponderen met het kasboek.

Tot slot

Elke onderneming/ondernemer is uniek. Bovenstaande beschrijving zal voor velen een basis vormen voor het efficiënt ordenen van de administratie. Het kan dan ook voorkomen dat in uw situatie het aanleveren van de administratie nog efficiënter kan. Indien hiervan sprake is zijn wij graag bereid u met raad en daad terzijde te staan.

Mocht u nog vragen hebben neem dan gerust contact met ons op.